（株）田中製作所 文書番号 QR-009
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表題 受注管理規定 発行日 1997-10-1
管理規定 改訂副番
改訂日
１.目的
本規定の目的は、顧客との契約内容の確認の手順を明らかにすることである
。
２.責任
契約内容の確認の責任は専務にある。
３.自社製造品の受注確認手順
（１）受注
事務担当者は、電話、FAX,もしくは郵便で顧客から注文をうける。
（２）制作指示書の作成
事務担当者は、「制作指示書管理規定」に基づき、既契約ずみ製品に
ついてはパソコンに図番を入力し、制作伝票をプリントアウトする。
新規製品（未契約製品）の場合には、専務もしくは常務が顧客から
送付された要求項目を含む図面を確認し、仮の制作伝票を発行し、パ
ソコンに新規登録後、プリントアウトする。
制作指示書には、顧客名、受注日、注番、品名、納期、図番、数量、
材質、加工工程順序、形状、公差、外注の有無などが記載されてい
る。
（３）受注の確認
専務もしくは常務は、注文書をを基に作成された制作指示書の内容を
確認し､承認をする。
（４）生産依頼
事務担当者は、制作指示書を製造担当者に渡し、生産依頼を行う。た
だし、図面がある場合のみで、図面のない場合は、制作指示書に制作
に必要な事項を記入する。
（５）制作の実施
製造担当者は、図面コードから制作現場に保管された原図のコピーを
選び出し、制作に用いる。
（６）納期確認
事務担当者は、製造担当者と口頭での話し合いにより納期を確認し、
納入予定日を受注明細リスト（制作指示書のコピー）に記入する。納
入日が顧客の要求日より遅れる場合は、専務もしくは常務もしくはそ
の代行者が顧客に回答する。回答の内容は記録する。
（７）受注明細リストの保管
事務担当者は、制作指示書のコピーを適切に保管する。
４.仕入販売品の受注確認手順
（１）受注
事務担当者は、顧客から電話、FAX,郵送で注文を受ける。
（２）受注明細リストの作成
事務担当者は、受注明細リストに顧客の注文内容を記入する。受注明
細リストには、品名、数量、納入日を明記する。
（３）在庫の確認
事務担当者は、顧客からの注文内容をパソコンに入力された自社の在
庫量を確認し、在庫が不足している場合は、外注先の在庫を電話その
他で照合する。
（４）発送手配
在庫品がある場合は、事務担当者は注文内容のメモを発送担当者に渡
す。発送担当者は発送準備を始める。
（５）外注手配
自社の在庫品がない場合は、事務担当者が「外注先注文書」を作成し
、事務主任よる確認を得た上で外注先にFAXで伝送する。
（６）顧客との納期確認
外注先との連絡で確認された納期を顧客に連絡する。
（７）注文書の保管
注文書は総務課で保管される。
５.在庫及び出庫管理
事務担当者は、主要な顧客である大和ハウスの製品在庫量を適切に管理する
ため、以下の業務を行う。
（１）顧客から注文を受けたときには､パソコンに入力されている在庫量を
確認する。在庫がある場合には、発送手配を行う。また、在庫が注文
量に満たない場合には、外注管理規定に従って、「外注先注文書」を
作成する。ただし、外注先から直接出荷される製品の場合には、顧客
に間違い搬送出来るように必要な指示事項を「外注先注文書」に記入
する。
（２）出庫される製品に対して、メモを作成し、出荷当日の始業時までに出
荷担当者に配布する。出荷担当者は、このメモに基づき作業を開始す
る。
（３）出荷当日、事務担当者は「専用納品書」と「自社納品書」を作成し､
出荷担当者に配布する｡
（４）事務担当者は、「納品書控え」をもとに売り上げとしてパソコンに入
力する。
（５）必要に応じて月末在庫または当日在庫を確認し、専務に報告する。
（６）パソコンで管理されたデータベースのバック・アップは必ず翌日始業
時に行う。
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