ISO9000の認証を取るためには、多くの文書類を作成しなくてはならない。しかも、これらの書類は時間がたつとともに更新することが必要となる。更新されると、マニュアルを保持している人は古い書類を破棄し、最新の書類と入れ替えねばなりません。これが簡単なようで、　入れ替えをやらないひとが多いのが実情である。したがって、これらのマニュアル類をコンピュータ化しておけば、文書管理者が簡単に更新が出来るようになる。これでおわかるように、コンピューター化は文書管理に役立つことが一つある。

さらに、業務に使われる多くの書類は、ISO9000の要求する品質記録として保管され、いつでも検索出来なければならない。ただし、品質記録は取得する企業が品質システムの中で決めることが出来る。たとえば、検査結果は典型的な品質記録であり、これらの品質記録は外部機関による品質監査のときに、監査員に見せることが必要になる。もし、これがコンピュータ化されていれば、この作業が非常に楽になる。品質記録と管理書類には、製造記録、検査記録、性状表、受注記録、出荷伝票などなどたいへんな数になるのが通常である。従って、コンピュータ化することによるメリットが大きいことは間違い。

　ところが、小規模企業ではコンピュータ化するとなると、多くの困難が伴う。たとえば、ソフト開発会社に依頼すると多額の費用が必要となるだけはなく、使っている内にこれもデータにしたい、こんな報告書をプリントしたい、データそのものを加工したい、などなど追加・変更の必要な場面がかならず生じる。他人まかせのソフトはこのような事態になると、自社での変更はまず不可能である。開発した会社に再度依頼しても開発当時の担当者が退社していることが多く、変更のための費用は多額となる。したがって、自社の社員でソフトを作りあげるのが理想的である。そのようなことができるかであるが、「できる」が答えだ。最近のデータベース・ソフトは多機能であるばかりでなく、このようなカストマイズが非常に簡単にできるものがある。10年前だったら、素人にはほとんど不可能であったものだが、今のソフトなら可能になっている。そこで、その実現を試みた。以下がその実物見本である。基本的には、単にテキストのデータベースに過ぎないが、定型化することで上記のような報告書や記録を効率よく管理できる。

　品質マニュアルを閲覧するためのメニュー画面である。品質マニュアルの文書は各項目のボタンをクリックすれば閲覧できる。品質システムの内容は通常のテキストファイルで表示させることは、消去もしくは変更される危険性があるのでグラフィックスのオブジェクトとしている。さらに、アクセス権の設定により、ファイル内容の変更は、権限のある社員のみが行えるようにできる。これで不用意なファイル変更の危険性を回避している。現実のある企業の品質マニュアルを使って制作して見本である。

　さらに、メニュー画面から小型のボタンをクリックして「不適合品報告書」、「内部監査管理」の画面に移れる。「不適合品報告書」では、製品マスター･ファイルから品名を、顧客マスター・ファイルから顧客名を自動入力する、品質ロスの記録、原因究明、是正処置、予防処置などをデータベース化する機能を持たせている。

　　 まず、ISO事務局のガイドラインに述べられてことを以下に紹介しよう。そのまえに、現実的なスケジュールを両者で設定することが絶対不可欠としている。

１。かならず複数のコンサルタントと面談する。
２。信用度、経験および経歴をチェックして、コンサルタントを慎重に選ぶ。
３。コンサルタントに、事業活動および目標の全容を確実に理解させる。
４。企業の業務体制を整える期間を設定し、推進者をだれにするかなどの必要な経営
　　資源を確保する。
５。結局、自分の企業の品質システムとして運営することになるのだから、コンサル
　　タントにまかせきりにしてはならない。したがって、経営者は進捗状況を必ず
　　強い関心を持って把握する必要がある。
６。製品の品質だけでなくサービスに関して顧客がなにを期待しているかを十分確認
　 する。同時に、現在どのような計画で取得に取り組んでいるかを顧客に説明す
　　る。これをくりかえし行って、システムに順次組み入れていく。コンサルタントへの
　 相談をこのときに必要となることもある。

当然のことながら、コンサルタントを効果的に活用するには双方の意思疎通を緊密にする必要がある。さらに重要なことは、本当に活用できる品質システムを構築するには一般従業員からのインプットが無ければ出来ない。よって、従業員と一緒に働くぐらいの意気込みを持ったコンサルタントでなければ、構築された品質システムは使いがっての悪いものになる可能性が高い。また、従業員への教育・訓練の実施をコンサルタントに求める必要も出てくることもある。これが出来ないコンサルタントは規格の意図を十分に理解するための品質管理の基礎的知識と経験が無い場合があるので、忌避すべきだ。ここでも、コンサルタントの経歴を調査することが重要となる。また、コンサルタントは規格の要求事項を満たすための手順書が確実に作成することが出来なければならない。その手順書も単純で容易に理解できるものなっていなくてはならない。不要な文書が組み入れられて文書業務を増大させるようにはなっていないか注意する必要がある。

ガイドラインが強く指摘しているのは、コンピューターのソフトで作成できる「既製品」の品質システムを導入しようとするコンサルタントの提案には注意を払うことである。その理由は、このような「既製品」は品質システムの構築期間を短縮すること以外は”めったに成功しません”とし、さらに自分の会社で使える品質システムに変更・追加・削除などの手直しに”多くの時間と労力が無駄になる”としている。余談になるが、わたしがこのような活動を始めたときに、事実として日本で起こったことをお話しします。あるコンサルタントから、このような「既製品」を売ってくれれば何パーセントかのマージンを払うから一緒に連れて言ってほしいとの連絡があった。現実にこのようなことが起こっていますから、十分気を付けてください。

ガイドラインは、コンサルタントに払う費用についても重要事項として言及しています。コンサルタントとの契約の際には、コンサルタントの役割りや実施してくれる内容を記載した提案書や仕様書を要求すべきで、それも一社だけでなく他のコンサルタントにももとめて比べて見ることを推奨している。さらに続けて、コストだけで決定するのではなく、コンサルタントと面談しているときや業務のやり方を見学しているときを見計らって、これならコストに見合う助けを得ることができるかどうかを判断しなければならないとしている。私見として申し上げるなら、この点が最も重要だと思う。監査員になるための研修セミナーにも明らかにコンサルタントを目指した人がいたが、彼は単に監査員の資格だけをとること目的にしていて、規格の内容や品質システムの意図していることが十分に理解出来ていなかった。このような人ばかりとは思ってはいないが、やはりコンサルタントの能力を十分確認されるのが肝要と考える。

　　 解答をまずしておきたい。当然組み入れられるし、そうした方が望ましい。ISO9000の要求事項には、このような企業独自の活動には言及していない。しかし、自社に必要な安全・衛生活動は組み込むのが正解である。事実、ISO事務局の中小企業に対するガイドラインでも、これに関連した字句がある。「経営者の見直し」による会議での議題の一つとして、「設備、作業環境および保守」に関わる問題を挙げている。

ところで、二三の小規模企業を拝見させていただいたときに感じたことだが、工場の整理・整頓・清潔が不十分で、大幅な改善が必要だ。ISO9000では、このような安全や作業環境に関してはなんら求めていない。しかし、ISO規格以前の問題である。品質は、工場を見学すればある程度の予測ができる。在職時代のことだが、これは当たっていると思ったことがある。１０年以上前のことではあるが、品質での問題を多発させていたシンガポールと米国の自社工場をはじまて訪問した。あまりにも整理・整頓・清掃が悪いのには驚愕した。これでは、日本からのお客さまに見学させらないだけでなく、多くの品質問題はこれも関係があるのではないかとして早急な改善を求めた思い出がある。

このような事情から、今回すこし5S活動の勉強をやり直してみた。そのなかで、これなら人手の少ない小規模工場でも、採用出来て、効果があると思ったことを紹介する。もう採用されている企業も多いとは思うが、それは、パートの活用だ。自分の家の部屋でも掃除することが嫌いな人に、作業と一緒に3Sを望んでも無理と考えての代案である。とくに工具類の整頓は作業者にやらせると、たとえ工具板が設置されていてもほとんどやってくれない。かれらは、いつでも取りだせることばかりが気になるからだ。そこで、休憩時間にパートのおばさんにやってもらうことにしたら成功した例が報告されていた。これで無駄な動きもなくせ、計画的に作業する習慣をつけることができたとしていた。