4.5　記録の管理

特定された要求事項への適合性、およびマネジメント・システムの効果的な運用を明示するには記録によるところが大きい。以下に記載する手順は、保管すべき記録を明確にし、記録のインデックス、ファイル、検索、保管、廃棄について記載している。

a) 適用範囲

1) 製品とサービスおよび活動のクオリティが所定の要求事項に適合していることを明示する記録文書
2) マネジメント・システムの実績を検証し、改善が求められるところを明らかにすることに用いられる記録文書

b) 責任

1) プロセスの所有者並びに部門長は、各自の活動ないしはプロセスに対する記録を作成し、維持管理する責任を有する。
2) 内部監査員は、記録が品質/環境マニュアルに記載されているように維持管理されることを確実にする。

c) 手順

1) 記録は特定され、固有の製品、要員、出来事、もしくは注文番号まで遡及できるようになっている。そのために日付が付けられ、記録に責任のある要員が明らかとなっている。
2) 記録は、神戸化学の品質目標および環境目的・目標（以下環境目標と称する）との適合を追跡できるよう作成され、維持管理されている。
3) 品質記録は、検査・試験の活動が品質計画書に基づいて実施されたことを文書化するために作成され、維持管理されている。
4) 環境に関する記録は、著しい環境側面が運用基準に基づいて運用されたこと、環境法令・規制の遵守に関する結果を文書化するために作成され、維持管理されている。
5) 権限者により承認されたフォームは、必要なる情報がフォームに記録され、日付とサインがなされていれば記録になる。

d) 記録のインデックス、ファイル、保管

　プロセス所有者は、最新の記録をインデックスインデックスを付けて適切なファイルに保管する。完成された記録は、最低6年間、もしくは他の規制によって要求された期間、清潔で、乾燥した保管場所に保存される。保管期間を終わった後の廃棄処分は、権限者による承認が必要である。データベースに記録された記録は、別の場所でバックアップされている。記録が長期保管場所から引き出された時には、記録があった所に注意書（引き出し者名と日付を記入）がスペースに挟まれている。

e) 記録へのアクセス

　記録は、承認された監査である場合には、内部並びに外部のマネジメント・システム監査員に対し閲覧可能である。

f) マネジメント・システム記録

以下のマネジメント・システム記録は、維持管理される。

・ 経営者のレビュー議事録
・ 教育・訓練、資格の記録
・ 品質目標、環境目標の達成度
・ 法令・規制等の遵守状況
・ 発生した緊急事態に関する記録
・ 外部の利害関係者からのコミュニケーション結果
・ 監査記録
・ 注文ないしは契約のレビュー
・ 設計開発レビュー
・ 設計もしくは妥当性確認
・ 供給者の評価結果
・ 製品のトレーサビリティ
・ 校正もしくは測定機器
・ 検査報告書
・ その他作業指示書に記載されたもの

---